Quy trình quản lý vận hành tòa nhà | 9 quy trình cần nhớ?


Trong vài năm gần đây, thị trường bất động sản nước ta tăng trưởng nhanh chóng với hàng loạt các dự án bất động sản lớn nhỏ từ chung cư, trung tâm thương mại, cho tới các dự án nghỉ dưỡng cao cấp,… kéo theo đó là nhu cầu thuê dịch vụ quản lý tòa nhà ngày càng nhiều hơn. Dịch vụ quản lý tòa nhà xuất hiện từ khá lâu và quy trình quản lý bao gồm rất nhiều hạng mục như: an ninh bảo vệ, vệ sinh, hệ thống kỹ thuật, khách hàng,…

Việc quản lý tòa nhà cần phải có quy trình, có kế hoạch cụ thể rõ ràng, chặt chẽ nhằm giúp chủ đầu tư có thể quản lý tòa nhà một cách an toàn và hiệu quả hơn. Vậy quản lý tòa nhà là gì? Vì sao cần phải quản lý tòa nhà? Và quy trình quản lý vận hành tòa nhà được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Trần Đức Phú BDS tham khảo nội dung bài viết ngay sau đây.

Quản lý tòa nhà là gì?

Quản lý tòa nhà là một lĩnh vực kinh doanh, cung cấp các dịch vụ nhằm đảm bảo tất cả mọi hoạt động của một tòa nhà được diễn ra suôn sẻ, an toàn và đảm bảo chất lượng tốt nhất. Các hoạt động của quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm: đảm bảo an ninh, vệ sinh, vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, quản lý tài chính, quản lý khách hàng,…

Việc thuê dịch vụ quản lý tòa nhà giúp chủ đầu tư có thể tiết kiệm được nhiều chi phí trong việc vận hành và kinh doanh toà nhà của mình nhưng vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp.

Quản lý tòa nhà bao gồm 3 loại chính: Quản lý tòa nhà văn phòng, quản lý tòa nhà chung cư, quản lý khách sạn hoặc căn hộ cho thuê cao cấp. Ở mỗi lĩnh vực sẽ có cơ chế hoạt động và quản lý khác nhau. Sau đây là quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm các hoạt động sau:

Quy trình triển khai công tác đảm bảo an ninh

Một trong các công tác quan trọng trọng việc quản lý tòa nhà đó chính là công tác đảm bảo an ninh. Có rất nhiều các hạng mục cần được bảo vệ và giám sát khi triển khai công tác an ninh như: giám sát bên trong và ngoài tòa nhà, trông giữ phương tiện, kiểm soát tài sản – hàng hóa, hệ thống camera an ninh,…Quy trình triển khai được tiến hành như sau:

        Khảo sát an ninh khu vực đồng thời khảo sát chi tiết tổng thể tòa nhà. Sau đó nghiên cứu và lên kế hoạch triển khai cụ thể cho hoạt động bảo vệ tòa nhà, kế hoạch giám sát toàn bộ lối ra vào tòa nhà.

        Đánh giá tình hình thực trạng an ninh.

        Đưa ra các phương án bảo vệ và bố trí nhân viên.

        Lên hoạch triển khai công việc cụ thể ở từng chốt bảo vệ.

        Xây dựng phương án dự phòng khi có sự cố xảy ra.

quy trình quản lý vận hành tòa nhà

Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà

Thông thường thì các tòa nhà sẽ có rất nhiều người qua lại, chính vì vậy mà việc vệ sinh tòa nhà có thể được duy trì thực hiện hàng ngày, hoặc có thể thực hiện công tác vệ sinh theo định kỳ. Trước khi triển khai dịch vụ cần phải thực hiện các công việc như sau:

        Khảo sát thực tế từng hạng mục của tòa nhà và toàn bộ diện tích bề mặt và các hạng mục.

        Đánh giá tình hình thực tế công tác vệ sinh của tòa nhà và lên kế hoạch vệ sinh cho từng hạng mục cụ thể.

        Triển khai thực hiện công tác vệ sinh ở từng hạng mục.

        Xây dựng thêm các phương án hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả công việc.

Có thể bạn quan tâm: Dinh thự là gì? 4 dinh thự khủng nổi tiếng tại Việt Nam

Quy trình giám sát, quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà liên quan tới việc quản lý, sửa chữa, bảo trì hệ thống các trang thiết bị trong tòa nhà như hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, PCCC…Kế hoạch triển khai cụ thể như sau:

        Khảo sát toàn bộ hệ thống trang thiết bị tòa nhà nhằm phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.

        Đánh giá thực trạng của từng thiết bị và cả hệ thống,  tìm cách khắc phục những sự cố đã có từ trước.

        Đưa ra kế hoạch vận hành cụ thể cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà đồng thời đảm bảo tối đa sự an toàn.

        Lên các phương án giải quyết khi có sự cố xảy ra trong hệ thống thiết bị kỹ thuật.

Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính

Quản lý tài chính cũng là một trong các công tác vô cùng quan trọng, nó giúp cho các hoạt động tài chính trong tòa nhà sẽ được diễn ra một cách công khai, minh bạch và hợp lý nhất. Quy trình cụ thể như sau:

        Xây dựng và triển khai quy trình thu – chi tài chính.

        Xây dựng kế hoạch báo cáo thu chi hàng tháng và theo định kỳ.

        Có kế hoạch cụ thể, rõ ràng để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận nhằm đảm bảo công tác quản lý tài chính của tòa nhà.

Quy trình triển khai công tác quản lý hành chính

Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính được triển khai chi tiết như sau:

        Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.

        Xây dựng quy trình tiếp nhận ý kiến từ phía khách hàng và phản hồi lại tất cả các ý kiến thắc mắc của khách hàng.

        Xây dựng quy trình triển khai báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý và báo cáo tổng kết theo định kỳ.

        Có kế hoạch phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận chi tiết, cụ thể để đảm bảo thực hiện tốt công tác quản lý tài chính.

Quy trình quản lý khách hàng

Các tòa nhà cao tầng hiện nay thường có lượng khách hàng rất lớn với các đối tượng khác nhau, vì vậy ban quản lý cần phải xây dựng quy trình quản lý khách hàng để giúp dễ dàng hơn trong việc quản lý cũng như kiểm soát khách hàng một cách hiệu quả hơn. Quản lý khách hàng cần phải có sự khéo léo, chuyên nghiệp nhằm mang đến sự hài lòng cho khách hàng đồng thời phải đảm bảo an ninh trật tự trong tòa nhà. Quy trình quản lý khách hàng cụ thể như sau:

        Lập danh sách khách hàng cần quản lý, loại bỏ đi những khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ đồng thời bổ sung thêm khách hàng mới.

        Tiếp nhận ý kiến đóng góp đồng thời giải quyết tất cả mọi thắc mắc của khách hàng.

        Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc, thăm hỏi tại tòa nhà.

        Lên kế hoạch phối hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo công tác an ninh, trật tự tại tòa nhà

Quy trình triển khai công tác nhân sự

Công tác quản lý tòa nhà luôn đòi hỏi lượng nhân sự phải được đào tạo một cách bài bản nhằm đem đến dịch vụ có chất lượng và chuyên nghiệp. Chính vì thế, cần có giải pháp về quản lý, kế hoạch đào tạo nhân sự để đáp ứng công việc. Quy trình được xây dựng cụ thể như sau:

        Xây dựng kế hoạch và phương án tuyển dụng, đào tạo nhân sự nhằm đáp ứng cho nhu cầu của tòa nhà.

        Xây dựng hệ thống quản lý, và phân phối hợp lý nguồn nhân sự cho từng bộ phận.

        Xây dựng kế hoạch phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để thực hiện công việc được hiệu quả hơn.

Quy trình triển khai công tác quản lý các nhà thầu

        Tiếp nhận ý kiến chung của cư dân và của tập thể để lên kế kế hoạch phát triển nhà thầu.

        Xây dựng kế hoạch mời thầu chi tiết.

        Xây dựng hoạch quản lý các nhà thầu.

        Xây dựng kế hoạch thu phí nhà thầu.

Quy trình lập báo cáo

Tùy theo từng bộ phận, vị trí việc làm mà cần thực hiện trách nhiệm báo cáo trước ban quản lý tòa nhà hoặc cư dân theo các mốc thời gian hoặc theo kỳ để có cơ sở kiểm tra đánh giá kết quả công việc. Việc thực hiện báo cáo có thể: Báo cáo hàng ngày, báo cáo hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý và báo cáo hàng năm.

Có thể bạn quan tâm: Các chủ đầu tư uy tín TPHCM | Top 6 chủ đầu tư BĐS uy tín nhất

Làm thế nào để thực hiện quy trình quản lý tòa nhà được hiệu quả nhất?

Để hướng tới việc quản lý tòa nhà một cách chuyên nghiệp thì bước đầu tiên chính là quy trình quản lý tòa nhà. Quy trình này đòi hỏi cần phải có những phương thức thực hiện cụ thể mới đạt đến sự chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.

Quản lý tòa nhà bao gồm rất nhiều các nghiệp vụ khác nhau được các bộ phận thực hiện và phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng với nhau. Chính vì vậy, ban quản lý cần xây dựng kế hoạch và phương thức hoạt động cho cả hệ thống một cách khoa học, tối ưu.

Tùy từng các chủ đầu tư họ có thể tự xây dựng đơn vị quản lý dịch vụ tòa nhà hoặc thuê dịch vụ từ bên ngoài. Nhưng cho dù thế nào đi nữa thì các đơn vị quản lý tòa nhà này cần đưa ra giải pháp thực hiện công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp đảm bảo sự hài lòng cho cư dân và cả chủ đầu tư. Nếu không hình ảnh cũng như uy tín của chủ đầu tư sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều.

Những doanh nghiệp lớn đã áp dụng công nghệ vào hoạt động quản lý bất động sản của mình. Với phần mềm quản lý chung cư, văn phòng cho thuê các doanh nghiệp này có thể thực hiện quy trình một cách hiệu quả nhất.

Trên đây là một số chia sẻ của Trần Đức Phú BDS về quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiện nay. Hy vọng bài viết đã mang lại những thông tin thật hữu ích cho bạn. 

Xem thêm: danh sách các công ty quản lý tòa nhà | Top 8 công ty


0909 123 277

zalo
viber